Stává se vám, že píšete email kolegům, ale oni na ně neodpoví nebo je odpověď bezvýznamná omáčka? Píšete, urgujete a ono je to stejně k ničemu? Máme pro vás několik tipů jak zefektivnit psaní vašich emailů.
Email jako nástroj komunikace je mezi námi již od roku 1971, ale od té doby se mnohé změnilo a proto je třeba měnit i zažité vypisování emailů. Mnohokrát se stává, že místo ulehčení práce se s emailem zabýváme víc než bychom chtěli.
5 tipů jak psát e-maily, na které nám odpoví
- Zkraťte svou zprávu co nejvíce, ideálně do 3 řádků. Nikdo nechce číst více informací. Pokud se vaše zpráva do tří řádků nevleze, není to na email a je třeba si domluvit telefonát.
- Vždy používejte předmět, nikdy neposílejte email s prázdným RE nebo FWD. Předmět emailu musí vystihovat podstatu zprávy, být stručný a musí jít snadno najít.
- Určete si pravidlo jediného adresáta, a když někoho dáváte do kopie, tak mu sdělte, proč mu email posíláte, a jak s ním má nakládat. Pokud to adresát v kopii nezjistí, pak si email ani nepřečte.
- Emaily piště čitelným, velkým písmem, bílé pozadí a na něm výrazný, jednoduchý font. Pokud je email špatně čitelný, tak je opět emailem nepřečteným. Nebojte se to důležité zvýraznit či podtrhnout.
- Oč žádáte, musíte zmínit hned v první větě. Většina lidí své emaily skenuje a rozhoduje se mezi „odpovědět“, „přeposlat“ a „vymazat“. O tom, jak se rozhodne, rozhodují první tři věty emailu. Sdělte tedy v těchto větách to podstatné, jinak bude váš email vymazán nebo se propadne do černé díry. Neplýtvejte proto vaše cenné tři věty na kontext nebo úvod.
Jednoduché tipy vám zajistí vyšší čtivost interních mailů a kolegové vás budou za vaši stručnost milovat, a také vám rádi odpovědí. Vyzkoušejte si to hned, jakmile budete psát další email. Uvidíte, jak prosté, ale účinné tyto tipy jsou. V jednoduchosti je síla.